湖南弘慧教育发展基金会信息公开制度

第一章：总则

第一条 为规范本基金会的信息公开行为，落实有关信息公开规定，保护捐赠人及相关当事人的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《慈善组织信息公开办法》等规定和本基金会《章程》的规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于本基金会规范公开各项内部管理信息和业务活动信息。本基金会将根据本信息公开管理制度的要求，切实开展各项信息公开工作，满足管理机关以及社会公众对本基金会信息公开的要求，保障捐赠人和社会公众的知情权、监督权等合法权益。

第三条 本基金会的信息公开管理实行统一领导、归口管理的原则。在理事会的领导下，由秘书处统筹日常信息公开以及重大项目、重大事件和财务管理等信息公开事宜。

第四条 本制度所称信息，包括本基金会主体信息、内部管理信息和业务活动信息等，以及根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》等法律法规规定的所有须公开的信息。

第二章：信息公开基本原则

第五条  明确信息公开责任人。本基金会按本制度规定明确基金会秘书长为基金会信息公开责任人，对基金会所有公开信息内容负责。

第六条 及时准确原则。本基金会按本制度规定的公开内容及时公开相关信息，并确保信息真实、准确和有效。

第七条 方便获取原则。信息公开方式应尽力保障捐赠人、社会公众及有关单位能够方便、完整地查阅和获取公开的信息。

第八条 规范有序原则。本基金会根据实际工作情况制定信息公开的工作流程，使信息公开工作规范、有序，保持常态性、动态性。

第九条 分类公开原则。本基金会按重大事件和日常性信息分类公开，即根据章程规定属于重大活动或事项，按重大事件专项信息公开，需由信息公开负责人审批通过后，对外公开；一般性公益慈善项目及活动，按日常性信息公开，直接由信息公开专员审核后对外公示。

第十条 公开为惯例不公开为特例原则。公开信息可能危及国家安全、侵犯他人权益或隐私，以及其他法律法规规定不予公开的信息可不予公开。捐赠人和受益人等当事人不愿意公开的捐助信息，应事先与本基金会进行约定。若无事先约定，相关慈善捐助信息均应公开。不予公开的信息，应当接受登记管理机关的监督检查。

第十一条 不得任意修改原则。对于已经公布的信息不得任意修改，如确需修改的，应当履行严格的修改程序，在修改后重新公布，并说明理由，同时声明原信息作废。

第三章：信息公开内容

第十二条 本基金会根据相关法律法规规定，公开信息内容包括：

（一）本基金会的基本信息

 （二）本基金会的年度工作报告；

（三）本基金会的财务信息；

（四）本基金会接受捐款信息；

（五）本基金会开展公益资助项目信息；

（六）其他必要的日常动态信息更新。具体公开信息的内容，可根据信息公开的原则和具体目标确定。

第十三条 基本信息。包括：机构基本情况（机构名称、成立时间、机构宗旨 和业务范围、办公地址、工作电话等）、年检情况、评估结果、处理投诉的联系方式等。

第十四条 年度工作报告。按照统一的格式要求，在规定的时间内，在登记管理机关指定的媒体上公布年度工作报告的全文和摘要。

第十五条 财务信息。包括财务会计报告（会计报表、资产负债表、业务活动表、现金流量表、会计报表附注、财务情况说明书）、审计报告。财务会计报告未经审计不得对外公布。

第十六条 接受捐款信息。包括： 接受捐赠资金信息和捐赠物品信息等。

第十七条 接受捐赠信息，包括：接受捐赠款物时间、捐赠来源、接受捐赠款物性质（定向捐赠或非定向捐赠）、接受捐赠款物内容（捐赠类型、捐赠数额）等。

第十八条 日常动态信息，包括参与公益活动开展情况、项目动态、基金会日常动态等。

第四章：信息公开时限及方式

第十九条 年度工作报告。本基金会根据规定在每年3 月31 日前，向登记管 理机关报送上一年度的年度工作报告及财务审计报告。在登记管理机关审查通过后30 日内，在登记管理机关指定的媒体上公示全文和摘要。

第二十条 财务信息。年度财务会计报告，应当于次年1 月1 日起5 个月 内（即5 月31 日前）对外公开，或按登记管理机关的要求公开。未经审计的财务工作报告不得公开。

第二十一条 日常资金捐赠信息，应在收到捐赠后的 7个工作日内公开捐赠资金接受信息；物资捐赠信息，需按年度对外进行公示。

第二十二条 信息公开可采取多种方式实施，包括：机构出版物（如年报、通 讯等）及其官方网站、大众媒体（电视、报纸、电台、杂志等）、现场公开（如公开周、新闻发布会等）、定期邮寄或电子邮件、公益慈善项目报告、专项基金的年度报告，以及其他可行方式。有条件的信息公开主体应尽可能使用门户网站、建立官方网站等方式，提高信息公开的效果。法律法规和规章对信息公开方式另有规定的，依照其规定。

第二十三条 按照捐赠人、公益慈善组织登记管理机关、公益慈善组织业务主管单位、财政、税务等部门的要求，本基金会如实提供公益慈善捐助工作的专门信息或专项报告。

第五章：附则

第二十四条 本制度自公布之日起施行。

湖南弘慧教育发展基金会

2018年1月1日

湖南弘慧教育发展基金会重大事项报告制度

（2013年制订，2020年修订施行）

第一条  为进一步规范本基金会管理制度，落实有关重大事项报告备案规定，积极配合有关部门的动态管理，及时获取相关服务与指导，促进湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）重大事项决策的科学化与规范化，加强对基金会活动情况的监管，促进基金会健康发展，根据《中华人民共和国慈善法》及其配套制度、《基金会管理条例》等法律法规政策制度和《湖南弘慧教育发展基金会章程》，结合工作实际制定。

第二条  基金会向业务主管单位报告事项

1.重大涉外活动；

2.年度工作报告；

3.章程的制订和修订；

4.理事会、监事会换届工作；

5.理事会、监事会成员及秘书长变更；

6.设立或撤销基金会分支机构、代表机构；

7.其他重大事项。

第三条  秘书处向理事会报告的重大事项

1.章程的制订和修订建议；

2.年度工作总结，年度预算、执行情况及下一年度工作计划；

3.重大投资活动和资助项目；

4.财务管理制度、人事薪酬管理等重要内控制度的制订和修订；

5.办事机构设置及秘书长、副秘书长等基金会管理层成员的聘任；

6.本基金会重大庆典纪念活动；

7.理事会认为必须经集体研究决定的其他重要事项。

第四条  基金会登记事项、备案事项需要变更的，应及时向省民政厅申请变更登记、变更备案。

第五条  重大事项报告程序：重大事项报送按照自下而上的程序逐级报告。一般情况下，重大事项发生后，秘书处应及时将重大事项概况及建议报告秘书长，秘书长根据情况作出相应处理，并及时召集理事会或报告管理部门。

第六条  重大事项报告的形式包括：口头报告、邮件报告和印发报告。

第七条  基金会应主动接受业务主管单位、登记管理机关的指导和监督。

第八条  本制度未尽事宜或与有关法律、法规、规范性文件有冲突时，按有关法律、法规、规范性文件执行。

第九条  本制度的解释权属基金会秘书处。

 湖南弘慧教育发展基金会

               2020年10月20日

湖南弘慧教育发展基金会志愿者管理办法

第一章  总 则

第一条  为规范弘慧志愿者的志愿服务工作，加强志愿者开发与管理，促进弘慧志愿服务事业发展，保障志愿者、志愿服务工作组织，特制定本办法。

第二条  本办法所称“弘慧志愿服务”是指不以物质报酬为目的，基于信念和责任，利用自己的时间、技能等资源，自愿为弘慧的教育公益事业提供服务和帮助的行为。

本办法所称“弘慧志愿者”是指在弘慧信息管理系统登记，参加弘慧志愿服务活动的人员，是隶属于弘慧基金会秘书处执行力量的一部分。

第二章    弘慧志愿者

第三条  弘慧志愿者招募标准：

（一）年满十八周岁。不足18岁的青少年参加志愿服务，应征得法定监护人同意。

（二）具备参加志愿服务相应的基本能力和身体素质。

（三）有爱心、有责任心、有热情。

（四）认同弘慧教育基金会的教育公益理念，在志愿服务过程中愿意接受弘慧的管理安排。

（五）自愿报名，志愿为需要服务的人或活动提供服务。

第四条  弘慧志愿者享有下列权利：

（一）参加志愿服务活动。 

（二）接受相关的志愿服务培训。 

（三）要求获得从事志愿服务的必要条件和必要保障。

（四）获得所参加志愿服务活动的相关信息。

（五）志愿者在志愿服务中遇到困难和问题，可以请求弘慧提供帮助。 

（六）对弘慧秘书处的工作进行监督，提出建议、批评和意见。

（七）可申请取消志愿者身份。

第五条  弘慧志愿者应当履行下列义务：

（一）在法律法规规定的范围内开展志愿服务； 

（二）遵守弘慧关于志愿服务工作的各项规定；

（三）履行志愿服务承诺，参加志愿者管理中心安排的志愿服务工作；

（四）自觉维护服务对象的合法权益，保守志愿服务对象的隐私和秘密；

（五）不得向志愿服务对象收取或者变相收取报酬；

（六）维护弘慧基金会和志愿者的声誉和形象，不得以志愿者身份从事营利活动或者违背社会公德的活动；

（七）履行相关法律法规及志愿服务工作组织规定的其它义务。

第三章    组织与管理

第六条  志愿者管理

（一）志愿者管理隶属弘慧基金会秘书处，由运营中心负责人统筹，对志愿服务工作统筹规划、指导、监督和检查，确立服务项目，落实服务内容。

（二）志愿者管理架构：

主任（一般为秘书处运营中心负责人）：负责弘慧志愿者管理体系总体搭建，志愿者工作的规划、协调和指导。建立健全志愿者动员、登记、管理、培训、评价、激励、表彰等制度。

主任助理：负责志愿者登记和管理工作，对接志愿者管理干事的志愿者需求并招募匹配的志愿者，建立健全登记志愿者档案管理系统，逐步实现网上登记和管理，促进管理工作的规范化、制度化、科学化。

志愿者管理干事：根据组织发展和业务管理不同需要，设置干事若干名，志愿者管理干事直接负责志愿者需求的提出、培训和管理相关工作。

第四章    服务管理

第七条  志愿者需求计划

（一）需要志愿服务的部门负责人，应在活动开展之前向志愿者主任助理提出志愿者需求，明确招募志愿者数量和具体任务、志愿服务项目、服务内容、服务时间、服务地点、服务补贴等具体情况，志愿者的要求等，并对在志愿服务过程中可能出现的风险作必要告知和说明。

（二）主任助理应对各部门志愿者需求进行审查，及时予以答复。不能提供志愿服务的，应当给予书面说明。如有必要安排志愿者的，应根据各活动对志愿者的需求，不定期发布志愿者招募计划，并与部门负责人及时对接，确保活动开展前期组织志愿者进行培训，以保障活动的顺利开展。

第八条  志愿者招募

招募志愿者，应当告知需要志愿服务事项的完整信息和潜在风险，招募通知可通过弘慧自媒体、网络和其他有效方式发布。同时要根据服务对象的需求，向志愿者发布信息，提供服务岗位，落实好相关的保障措施。

第九条  应募

个人申请加入弘慧志愿者，应根据自己的能力和兴趣选择匹配的志愿服务活动进行报名，按要求填写报名资料，经志愿者管理负责人审核，必要时需经过面试筛选后方可成为弘慧志愿者。首次志愿服务完成后工作人员会登记录入弘慧信息管理系统进行建档，此后志愿者即可自行登录该系统自行查询服务时长。

第十条 日常管理

（一）志愿者建设

为探索和完善弘慧志愿者队伍建设，整合社会资源更好的为受益群体服务，弘慧志愿者主要分成以下类别：

理事监事团队：弘慧理事、监事、荣誉理事、理事单位负责人及其配偶；

专业志愿者：包括基金会聘任的教育专家顾问，提供艺术、心理等学科服务的专业老师、及公益同行等；

捐赠人：弘慧的捐赠人、企业行动大使和企业志愿者；

弘慧学子：接受过弘慧资助的学生志愿者；

本地力量：参与弘慧项目活动的校长、老师、教育局官员、筑梦中心主任、辅导员。

其他志愿者：除弘慧学子以外的其他大学生志愿者、不在上述类别的其他长期志愿者。

（二）弘慧为志愿者提供必要的培训和物质、安全保障，在活动组织中要注意避免意外事故发生。弘慧积极探索和建立志愿服务活动过程中，为志愿者提供意外事故的保险机制。

（三）弘慧登记志愿者使用统一的标识（具体由每场活动自行拟定）。开展志愿服务活动时，志愿者应佩带以该标识为主体图案的标志。

（四）弘慧可在重大活动安排专门环节时或定期组织志愿者进行宣誓。

志愿者誓词：我自愿成为一名光荣的弘慧志愿者。我承诺：践行志愿精神，尽我所能，帮助他人，快乐公益，身体力行！

第五章    培训

第十一条  岗前培训

首次应募担任弘慧志愿者需要由秘书处工作人员进行专门培训（包括远程培训）；未经过培训的不能成为弘慧志愿者；

志愿者岗前培训工作主要由秘书处志愿者负责人负责，对志愿者申请人进行志愿服务基本理念培训，定期向向志愿者骨干提供专门的培训，旨在提高志愿者的服务意识和综合素质。

第十二条  业务培训

志愿者业务培训工作主要由志愿服务需求部门负责，主要提供志愿服务相关技能等方面的培训，旨在提高志愿者的服务水平和业务技能。

第六章    评价与激励

第十三条  以完成志愿服务时间累计和效果作为证明志愿服务的依据，推动建立志愿服务时间累计和效果评价制度：依据已认定的注册志愿者服务时间，实行星级认证制度；并结合志愿者服务效果，进行不定期评选表彰活动。

第十四条  星级认证制度

弘慧秘书处根据志愿者注册后参加志愿服务的时间累计，认定其为一至五星志愿者。对星级志愿者认定后，在其志愿者证及相关标识上显示相应标志（自动提取自信息管理系统）。

（一）志愿者登记后，参加志愿服务满100个小时的，认定为“一星志愿者”；

（二）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到300小时的，认定为“二星志愿者”；

（三）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到500小时的，认定为“三星志愿者”；

（四）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到800小时的，认定为“四星志愿者”；

（五）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到1500小时的，认定为“五星志愿者”。

第十五条  表彰活动

志愿者参加弘慧活动结束后，各部门负责人将向志愿者颁发统一的志愿服务证书。同时，弘慧秘书处主要依据注册志愿者的服务质量，参考服务时间，不定期组织开展评选表彰活动，或在基金会现有的大型活动中，增加固定环节，对贡献突出的志愿者或三星级以上志愿者授予志愿者荣誉称号。

                       湖南弘慧教育发展基金会

2020年3月16日

湖南弘慧教育发展基金会电子档案管理规范

（试行）

       为提升文档质量，提高工作效率，实现业务的灵活性和可持续，支撑创新业务，结合数字化文档管理现状及需要，湖南弘慧教育发展基金会（下称“弘慧”）拟通过AnyShare Cloud（公益版）平台进行基金会电子档案管理。根据《湖南弘慧教育发展基金会文档管理制度（2014年）》《弘慧教育发展基金会档案管理细则（2016年）》等基金会有关管理制度，现制订电子档案管理规范如下。

一、档案定义

本规范所指档案是基金会各项业务、工作和活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式记录文件。

二、目录结构总体规划

基金会电子档案分为基金会级与部门级档案。其中：

（一）基金会级：“知识库”，即基金会共享文档。具体目录结构如下：

1.法规政策：包括慈善事业法律法规政策、社会组织（基金会）管理政策制度等；

2.机构制度：包括机构章程及各项管理制度等；

3.文件模板：包括基金会各类规范、模板文件，如协议、申请书、图片、设计等文件模板；

4.资源库：包括各类教育、公益、捐赠资源，如捐赠人、专家库、公益课程、慈善公益机构等；

5.外部信息：包括各类与基金会外部组织、人员往来，且需要或可以向基金会全员共享的资料。

6.其他：其他需要或可以向基金会全员共享的档案。

（二）部门级档案：主要为各管理机构、业务部门相应档案。具体目录结构如下：

1.理事会：包括各届理事会设立或换届选举资料、成员名单及信息、会议及其他履职材料等；

2.专业委员会：包括各专业委员会设立、成员名单及信息、会议及其他履职材料；

3.乡村教育研究中心：包括中心筹备资料、会议、项目等资料；

4.筑梦计划：包括筑梦计划各子项目生命周期有关档案；

5.弘道计划：包括弘道计划各子项目生命周期有关档案；

6.致远计划：包括致远计划各子项目生命周期有关档案；

7.慧智计划：包括慧智计划各子项目生命周期有关档案；

8.人事行政：包括弘慧党建工作、秘书处行政办公、人事档案等有关档案；

9.财务：包括弘慧财务工作有关合同协议、政策制度、预决算、审计、税务、票据、信息公开、投资等有关档案；

10.品牌发展：包括筹款规范及对象、品牌传播、线上筹款项目等有关档案。

各文档库的子目录命名及设置，由文档库所有者根据业务需要科学规划、设置并按照实施。

三、档案管理架构

弘慧档案管理架构及职责如下：

（一）统筹指导：秘书长（弘慧档案管理委员会）。负责对数字资产管理、文档管理平台运行提出指导/修改建议；对基金会所有文档资产的审计制度、审计计划、审计结果的检查、建议和修改；

（二）协调落实：运营中心行政部门（档案管理平台管理员）负责目录调整和归档，并更新数字资产范围表；负责收集用户反馈，查看并整改相应数字资产；

（三）具体负责：秘书处各中心负责人具体负责领导本中心各部门文档数字资产目录调整和归档，并更新数字资产范围表；负责检查自己部门的各类文档存放、使用、管理情况，向一级审计员进行反馈。

四、档案规范

（一）文档命名编号规范

原则上，基金会内部档案均以“时间+业务/活动/事件全称+文体”的规范命名，如：20201018湖南弘慧教育发展基金会第三届理事会第六次会议通知、20200205湖南弘慧教育发展基金会2020年度总结表彰会议暨年会活动方案；基金会重要的会议纪要、往来公文还需编制文号，以“文号+业务/活动/事件全称+文体”的规范命名，如：如弘慧理纪要〔2020〕2号湖南弘慧教育发展基金会第三届理事会第六次会议纪要、弘慧请〔2021〕1号关于×××的请示、弘慧通〔2021〕1号关于×××的通知。

各部门具体文档命名编号规范由部门、业务负责人根据业务需要科学规划、严格实施。

（二）归档时间要求

各部门/业务负责人应在每月底前整理归档当月文件。对于基金会重要文件，如政府批文、核准文件、证照等，合同、协议书等正本及过程资料， 基金会人事任免的文件以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料， 以及其他认为需要即时归档的资料，应在传阅、办理结束或取得后即时归档。

五、档案管理平台审计运营

为确保档案目录科学连贯，归档及时、规范、完整，档案管理有关负责人应定期对基金会档案进行审计（详见图7）。其中：

（一）各部门负责人每季度应审核、更新本部门数字资产范围表 (包括条目、资产责任人、对各个类别文件归档) 、数字资产权限表，并向上级反馈数字资产范围表、运营情况；各中心负责人每季度应审查本中心各部门数字资产按规范归档和使用情况、权限按规范申请情况；

（二）运营中心行政部门（档案管理平台管理员）每季度应更新基金会数字资产范围表 (包括条目、资产责任人、对各个类别文件归档)，并向上级反馈数字资产范围表、运营情况；以数字资产类型为单位，将用户反馈规整，并提出整改建议。

（三）秘书长（弘慧档案管理委员会）每半年收集各部门负责人反馈，对运营状况进行管控；查看各部门审核结果，对各类数字资产做抽查审核，对审计情况进行管控。

六、有关事项

本规范自2021年1月12日起试行，试行期6个月。本规范与《湖南弘慧教育发展基金会文档管理制度（2014年）》《弘慧教育发展基金会档案管理细则（2016年）》有冲突的，以本规范为准。

湖南弘慧教育发展基金会秘书处

2021年1月12日

湖南弘慧教育发展基金会人力资源管理制度

（2021年12月5日经弘慧基金会第三届理事会第九次会议审议通过）

第一章  总则

第一条  为规范湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）的人力资源管理，特制定本制度。除国家有关规定外，基金会员工的人力资源管理事项皆按本制度办理。

第二条  本制度适用于基金会全体员工（含全职与非全职员工）。

第三条  本制度涉及到部门的定义是指基金会的各个中心，部门负责人是指中心负责人。

第二章  招聘

第四条  基金会所需员工，一律在基金会内部甄选或向社会公开招聘。工作人员分为全职、专职、兼职、实习生4种形式。其中，秘书长须为全职。

第五条  基金会员工职级分为秘书长、副秘书长、总监、高级经理、经理、助理6级。基金会聘用各级员工以资质、能力、态度适合于工作岗位为原则，但特殊需要时不在此限。

第六条  招聘程序：

（一）用人部门书面提出用人需求，并提供招聘岗位说明，发人力资源负责人启动招聘流程（年度计划外新增岗位用人需求须报秘书长审核后并报常务理事会备案后实施）。

（二）人力资源负责人负责发布招聘信息。

（三）人力资源负责人负责筛选简历等应聘资料。

（四）人力资源负责人负责组织用人部门开展初面和笔试，通过后协调秘书长或者理事长对相关候选人进行终面。

（五）人力资源负责人负责统筹落实对通过终面的候选人进行背景调查，包括但不限于对之前就职机构或者密切接触者的访谈，并形成文字材料存档。

（六）经理级别和助理级别候选人由秘书长负责终面，由秘书长办公会[1]确定是否录用，并形成决策纪要报常务理事会备案。秘书长、副秘书长、总监、高级经理的招聘及录用由常务理事会[2]负责终面。其中，高级经理和总监的录用由秘书长办公会形成决策纪要，报常务理事会审阅并安排终面；秘书长团队[3]的录用须通过常务理事会组织的答辩之后由理事会或常务理事会决定，并由理事会聘任。

（七）确定拟录用人员后，由人力资源负责人根据基金会秘书长办公会议的决策纪要文件与其确认薪资、入职日期、入职手续等，发出《录用通知书》。

第三章  入职

第七条  员工应在入职当日提供以下相关材料：

（一）离职证明（曾有就业经历者适用）；

（二）具有相关资质的医院或体检机构出具的3个月内的体检报告；

（三）能证明员工匹配岗位任职资格的学历、学位、执业资格、证书和证明资料。

第八条  入职程序

（一）填写《员工入职登记表》。基金会将对其内容妥善保存并予以保密。

（二）学习了解基金会《人力资源管理制度》、《员工手册》、行政和其他规章制度。

（三）员工如与前雇主签有任何可能影响入职基金会的劳动合同或协议（包括竞业限制协议）的，应在入职前向基金会做出书面说明，否则基金会有权根据《劳动合同法》第二十六条第一款有关内容解除劳动合同。若员工违反此项规定给基金会造成损失的，员工应承担赔偿责任。

（四）入职时员工须与基金会签订劳动合同。

（五）基金会为员工提供入职培训，内容包括但不限于基金会价值观、原则、行为规范、财务管理、人力资源管理等规章制度和业务运作等，由人力资源负责人和员工所属部门负责完成。入职培训结束后，人力资源负责人统筹员工本人和所属部门对员工入职培训进行考核评价。

第九条  不予录用情况。招聘过程中，若发现应聘者有下列情况之一的，不予录用：

（一）无法解除与原单位劳动关系或存在可能影响应聘者入职基金会的限制（例如竞业禁止限制）的；

（二）有严重身心障碍，不能保证正常工作的；

（三）已确认将要出国或脱产上学的；

（四）经背景调查证实以往的工作中有品德问题的；

（五）无法胜任招聘岗位职责要求的；

（六）有故意隐瞒违法犯罪经历的；

（七）出现严重诚信问题的；

（八）其它不宜录用的情形。

第四章  试用

第十条  试用期一般指基金会新招聘员工的试用。

（一）根据劳动合同法和本制度第五章相关规定，新进员工试用期一般为2个月。

（二）劳动合同约定实行试用期的新进员工，试用期满合格方予录用为正式员工。

（三）新员工入职当日，人力资源负责人负责其劳动合同签订，办理工牌、工作邮箱等入职手续；让其加入办公群组；带领新员工熟悉办公室环境和团队伙伴。

（四）入职第1周，用人部门和新员工共同制定试用期计划，明确员工岗位职责、试用期工作目标和关键事项；人力资源负责人和用人部门分别对其进行机构运作规范和业务相关培训。

（五）转正考核

1.在试用期间，员工应当严格遵守基金会的各项规章制度，并按照录用条件、岗位要求和试用期计划完成工作任务。

2.在员工试用期结束前，人力资源负责人至少提前10个工作日邮件提醒并召集其部门负责人[4]及团队相关伙伴召开新员工转正合议会议，客观公正地评价试用期员工态度、能力与工作表现，形成试用期员工转正相关意见报秘书长。秘书长结合相关合议意见，在员工试用期结束前至少提前一周与其开展一次面谈，并对相关转正意见组织秘书长办公会进行审批，决定员工“转正、调岗、终止试用、辞退”等，并将结果以秘书长办公会会议纪要的方式报常务理事会备案。

（六）员工在试用期内若出现不适应和不胜任工作的，由员工所在部门负责人向人力资源负责人提出建议，经人力资源负责人审核后，报秘书长办公会形成新的决策纪要，人力资源负责人可根据新的决策纪要文件，调整其试用岗位或依法解除与其的劳动关系。

（七）员工试用期转正结论，由中心负责人根据秘书长办公会会议决策，在员工试用期结束前至少提前3个工作日与员工反馈沟通。

第五章  劳动合同及人力资源档案

第十一条  劳动合同订立

（一）新招聘员工入职手续办理完毕后，与基金会签订书面劳动合同，劳动合同签订前双方需协商一致。

（二）订立劳动合同应使用基金会统一印制的劳动合同文本，自双方签订之日起生效，基金会与员工双方各执一份。

第十二条  劳动合同续签

劳动合同期满后，根据基金会发展需求、员工综合工作表现等，经双方协商一致，可以续订劳动合同。员工劳动合同期满前，人力资源负责人应至少提前一个月协调员工所在团队负责人和秘书长团队，评估决定是否与员工续签劳动合同。对于不再续签劳动合同的员工，应至少提前一个月通知员工，并在劳动合同期满后推进劳动合同终止相关手续。

第十三条  劳动合同期限

（一）原则上，基金会所有新招聘员工劳动合同期限为2年，试用期为2个月。

（二）续签劳动合同期限一般为3年。

（三）连续签订两次固定期限聘用合同后,可以订立无固定期限劳动合同。有下列情形之一，受聘者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除受聘者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同：

1.受聘者在本机构连续工作满10年的；

2.连续订立两次固定期限劳动合同，且受聘者没有劳动法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的。

第十四条  劳动合同解除

（一）基金会与员工协商一致，劳动合同可以解除；

（二）员工解除劳动合同，应当提前30日填写书面申请，经所在部门签批后，提交基金会人力资源负责人，经秘书长审批同意后方可离岗。其中，高级经理及以上职级的员工申请解除劳动合同，其所在部门收到申请后10日内报秘书长办公会审批同意，并报常务理事会批准后方可办理离职手续。

（三）员工有下列情形之一的，基金会可以提前30日以书面形式通知员工解除劳动合同：

1.员工患病或者非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事由基金会另行安排的工作的；

2.员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的；

3.劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成协议的。

（四）员工有下列情形之一的，基金会可以随时解除劳动合同：

1.在试用期间被证明不符合录用条件的，具体包括以下几种情况：员工不能胜任安排的岗位工作或者不能按照规定完成工作任务的；员工伪造、虚报学历、学位，技术技能、职称证书，杜撰工作经历、资历，经查证属实的；员工有不良嗜好或者不良习气，影响基金会形象的；员工品行不端正，职业道德不规范的；员工屡次违反基金会劳动纪律、规章制度的；

2.被依法追究刑事责任的；

3.法律、法规规定的其他情形。

第十五条  劳动合同终止

（一）劳动合同期满的；

（二）受聘者开始依法享受基本养老保险待遇的；

（三）受聘者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；

（四）法律、行政法规规定的其他情形。

第十六条  劳动合同解除或者终止，基金会应当出具解除或者终止劳动合同关系的有效证明，员工可以凭有效证明材料，直接办理失业登记手续。

第十七条  员工人力资源档案管理

基金会人力资源负责人负责员工的人力资源档案材料的归档和日常管理工作。对于在人力资源管理工作中形成的各种有价值的员工档案材料（包括简历、劳动合同、年度OKR责任书、岗位调整通知、薪酬调整通知、工作总结、述职报告、荣誉、惩罚等），都应按照一定规范进行有序归档和管理。

第六章  薪酬

第十八条  基金会秉持“我们为团队成员提供有吸引力的中长期物质和非物质激励，激发他们变得越来越优秀，这样才有力量更好地帮助乡村孩子们成长”的总体设想和基本理念，根据公平合理、按劳分配的原则，努力提供富有竞争力的薪资，吸引优秀人才加入；激励员工创造优秀的业绩；使员工与基金会共同成长，彼此成就。根据公平合理、按劳分配的原则，基金会制订薪酬管理办法（详见附件《湖南弘慧教育发展基金会薪酬管理办法》）。

第七章  培训与发展

第十九条  培训学习与团队建设

（一）基金会期待与员工共同成长和进步，通过有计划的、连续性的员工能力发展方案，为员工提供多方位的培训。

（二）基金会培训包括岗前培训、内部交流分享、外部培训和参访以及员工自主培训等。

（三）员工培训学习基金。对于已转正的全职和专职员工，基金会鼓励和支持其参与（线上线下）自主培训学习，并提供自主培训学习基金，具体标准如下：

鼓励员工参加培训之后在基金会内部同事中进行分享或者组织内部培训。员工参加培训返岗后5个工作日内，提交学习总结给部门负责人和人力资源负责人，并以此作为发放培训学习基金的前提。

（四）秘书处人力资源负责人负责统筹实施秘书处员工培训与团队建设工作，每年度制订基金会秘书处培训与团建计划及预算。

第二十条  轮岗与岗位调动

（一）调岗情形

1. 基金会鼓励项目经理以上职级的员工能够在不同的工作岗位上进行锻炼，从而促进员工全面的职业发展能力。基金会将结合业务发展需要及员工个人的主动申请，通过职位调动，帮助员工实现职业目标及规划。

2. 员工主动提出调动：员工在同一职位上工作满1年，且年度业绩评估结果为优秀及以上，在获得其部门负责人及人力资源负责人同意的前提下，可申请基金会内部空缺的职位，是否调岗由秘书长办公会的综合评估而定。

3.以绩效改进为目的的调动：员工不胜任工作的，基金会可通过其上级的业务指导及胜任能力培训以提升其工作能力。如仍无法如期改进，基金会将依据当时空缺的职位评估该员工是否匹配或胜任，如适合则调整其到该工作岗位，员工应予以服从；如不适合或无正当理由而不服从调动的，基金会将按《劳动法》、《劳动合同》及《绩效管理办法》的规定执行。

4.因员工健康状况的调动：对于患病或非因工负伤的员工，如在法律规定的医疗期满后不能从事原工作，基金会可调整员工的工作岗位。

（二）调岗程序

1.基金会的空缺职位将通过有效的内部人力资源开发、全面的人力规划及透明的内部甄选的方式，根据员工的表现和能力优先考虑，由基金会内部员工填补；如内部人才无法满足，基金会将会从外部招募人才。

2.无论何种调动，需跨部门征求意见，由秘书长办公会决策。其中，助理和经理级别的调岗由秘书长办公会做出决策纪要，报常务理事会备案，并发至人力资源负责人落实调岗安排；高级经理和总监的调岗，由秘书长办公会决策通过，并报常务理事会审批同意后，人力资源负责人落实调岗安排。员工岗位调动后，该员工的相关资料须送交人力资源负责人记入员工档案。

第二十一条  晋升

（一）晋升原则

1.遵照职位空缺或者确需设立的原则；

2.遵照客观、公平、公正、公开的原则；

3.遵照科学考评、岗位胜任、择优的原则；

（二）晋升标准

1.个人品德端正，积极进取，团结协作；

2.认同基金会价值理念，具有饱满的工作热情、高度的工作责任心、上进心；

3.具备晋升岗位相关的素质能力；

4.具有较好的适应性和发展潜力；

5.对基金会有积极贡献、表现出色者。

（三）晋升流程

1.基于晋升原则、晋升标准和基金会相关制度规范，在年度绩效评估完成后，年度绩效评估为卓越或者在同一职级连续两年为优秀，优先获得晋升答辩的机会。人力资源负责人协同各个中心负责人，汇总计划参加晋升答辩的名单报秘书长办公会确认后开展员工晋升答辩。

拟晋升级别为经理的，向秘书长办公会做一次晋升答辩，由秘书长办公会确定是否晋升，并形成决策纪要，报常务理事会备案。

拟晋升级别为高级经理和总监级别的，向秘书长办公会做初次晋升答辩，由秘书长办公会形成决策纪要，报常务理事会审阅并安排二次晋升答辩。

拟晋升级别为副秘书长和秘书长的，按照秘书长团队管理办法参加竞聘。

2.参与晋升答辩的员工，是否晋升及晋升后薪级等，以晋升答辩结束后的相关决策结果为准。

3.秘书长在晋升答辩会议决策后3个工作日内与拟晋升员工进行面谈。

4.人力资源负责人向秘书处团队发布员工晋升通告。

第八章  交卸手续

第二十一条  当人员发生轮岗、调岗、晋升等变动时，相关员工应主动在变动前5个工作日内办理交卸手续，并经继任者确认，接受继任者中心负责人监督。相关交卸手续须在员工正式变动前抄送人力资源部门存档。

第二十二条  交卸手续的内容及范围：

（一）未办及未了事项；

（二）主管的财物、事务及相关档案资料；

（三）未办结、待跟进的财务工作。

第九章  离（停）职

第二十三条  基金会员工因触犯法律嫌疑重大而被羁押或提起公诉者，基金会指定其上级领导代理其工作，并全力配合公安、检察、司法等机关的合法调查。在事件发生之后6个月内，员工经终审判决无罪的，恢复正常工作，否则按照自动离职处理。

第二十四条  员工离职均应办理交接手续，经各部门交接人确认，并由人力资源负责人报秘书长办公会议形成决策纪要文件后，才能办理离职手续。

第二十五条  离职人员应按照基金会有关规定，及时办理离职各项手续，及时办理工作资产、办公用品、基金会相关资料等退还手续。

第二十六条  员工离职相关手续办理完毕后，方可结算离职工资，离职手续不清的员工不予结算其离职工资。

第十章  沟通交流机制

第二十七条  周例会。基金会管理层团队和各部门分别每周召开工作例会，并形成会议纪要。会议纪要应发送给参会人员，并抄送秘书处全体员工。

第二十八条  季度总结交流会。基金会每季度召开一次工作总结交流会，汇报、交流基金会季度、半年度、年度业务开展情况、财务状况、机构重大事项等信息。季度工作总结交流会由运营中心组织，一般不超过1天；半年度和年度工作总结交流会时长可根据实际情况进行调整；季度总结交流会至少邀请1-2位常务理事会成员参加。

第二十九条  秘书长办公会。秘书长办公会是秘书处的最高决策会议，根据需要不定期召开，每周不低于一次。秘书长办公会除了秘书长团队成员必须参加之外，可以根据会议内容邀请其他人员参加。秘书长办公会的形式可以线上线下结合，每次会议都要形成文字纪要，当天报常务理事会备案。

第三十条  基金会负责人与员工的交流。基金会鼓励并积极协调理事长、理事团队、秘书长团队与员工进行沟通与交流。秘书长应每半年与每位员工开展不少于1次的沟通，对员工相关情况进行了解，给予鼓励、指导、支持和鞭策。各部门负责人应在日常工作中主动关心和支持员工的成长和发展，适时向部门员工提供管理、业务和情绪等方面的支持和帮助。

第三十一条  个人工作报告。员工应定期填写、提交工作周报，年度工作报告。

第十一章  其他

第三十二条  本制度于2021年12月5日经基金会第三届第九次理事会审议批准，自2022年1月1日起实施执行。本制度解释权属基金会秘书长团队和人力资源负责人。

湖南弘慧教育发展基金会财务管理制度

（2021年12月5日经弘慧基金会第三届理事会第九次会议审议通过）

       为了加强湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）财务管理，根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、《中华人民共和国慈善法》、《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》、《关于慈善组织开展慈善活动年度支出和管理费用的规定》、《慈善组织保值增值投资活动管理暂行办法》等法律法规和政策文件，按照《湖南弘慧教育发展基金会章程》的规定，结合实际，特制定本制度。

第一章  总则

第一条 基金会的财务管理准则：执行国家有关法律、法规和财务制度，坚持严格管理和合理使用捐赠资金，在合法、安全、有效的前提下进行资金的保值增值，以支持公益事业发展和基金会工作的顺利开展。

第二条 基金会财务管理的主要任务：通过资金的管理和运用，对机构的业务活动进行综合管理。具体包括：建立健全财务管理制度和规程，加强财务监督、检查；制定和监督执行基金会的预算；规范财务活动流程，管理各项收入，降低成本费用，合理安排和使用各项资金，保障基金会的良性运行；加强财务核算，提高资金使用效益；维护机构财产完好，充分发挥财产物资效益；开展财务分析，规范财务信息披露，为基金会的运营和发展提供精准、及时的财务分析报告，促进机构建设和事业发展。

第三条 基金会财务管理内容包括：制定财务管理制度、会计核算管理、现金和银行存款管理、预算管理、收入管理、支出管理、成本管理、物资管理、资产管理、会计档案管理、票据管理、印章管理、财务分析和财务监督、财务决算和财务会计信息披露等。

第四条 财务管理是基金会管理的重要组成部分，基金会根据相关法律法规和章程规定，切实做好财务管理工作，规范财务核算，保证财务会计信息的真实、完整。

第五条 基金会的财务管理实行统一领导、归口管理的原则。在理事会的领导下，一切财务收支活动归口财务部门统一管理。

第六条 基金会的会计年度自公历1月1日起，至12月31日止。

第七条 本制度适用于基金会的各项财务管理工作。

第二章  财务管理体制

第八条 基金会的最高决策机构是理事会。理事会定期审议财务报告和年度收支预算及决算，并决定财务工作中的重大事项。财务日常管理工作由秘书长负责。基金会财务实行理事会、理事长、秘书长分级管理审批制度。基金会设监事会，对财务工作进行监督。

第九条 基金会配备具有专业资格的会计人员和出纳，会计不得兼任出纳。会计人员必须按照《民间非营利组织会计制度》进行会计核算，实行会计监督。会计人员调动工作或离职时，必须与接管人员办理交接手续，交接清单包括：

（一）整理待移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；

（二）编制移交清册，列明应该移交的凭证、账表、印章、现金、支票登记簿以及其他有关台账、文件、资料和其他物品；

（三）一般财务人员移交由财务负责人进行监交，移交文件由移交双方及监交人共同签字；

（四）移交文件一式叁份，移交人壹份，由人力资源与财务档案各保管壹份。

第十条 基金会财务会计具体职责如下：

（一）严格遵守国家的有关法律法规和财会制度；

（二）按照《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》设置各种会计账薄、科目，并依法进行会计核算；

（三）参与基金会总预算编制，参与拟订基金会筹款方案，定期提供决策者资金使用计划，确保资金有效使用；

（四）负责基金会年度总预算及各阶段预算审核、项目执行过程的财务监管、项目执行进度分析；

（五）负责填制和审核收支凭证，保证手续完备、数字准确、书写整洁、登记及时、账面清楚；

（六）及时整理财务凭证，每月认真清理好基金会的财务收支账目，及时编制会计报表及财务分析，并在每月15日前向秘书长及秘书处报告上月财务收支情况；

（七）严格执行发票（捐赠收据）管理使用规定，做好发票(捐赠收据)登记、领购、填制、保管、年检等工作；

（八）根据《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》要求，建立会计档案。对当年形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料负责汇集整理、装订成册归档，编制会计档案保管清册；

（九）税务申报及财务年检等相关工作。

第十一条 基金会财务出纳具体职责如下：

（一）资金收入管理；

（二）核付各种报销、支出款项；

（三）逐日登记现金日记账、银行存款日记账；

（四）办理取现、支付和结算工作；

（五）现金、银行存款账实核对，按时编制“银行存款余额调节表”；

（六）现金、财务印监章、空白支票、空白收据及其他有价证券的保管。

第十二条 基金会的财务活动依法接受社会公众和国家有关管理部门的监督；每年接受独立会计师事务所的审计。

第十三条 基金会理事会换届和更换法定代表人之前，按规定进行相关财务审计。

第十四条 按照国家税法有关规定按时纳税申报，足额上缴税金和其他税费。

第三章  会计核算管理

第十五条 基金会根据会计电算化管理设置账册。依法进行会计核算，建立健全内部会计监督制度,保证会计资料合法、真实、准确、完整。

    第十六条 会计核算以权责发生制为基础，会计记账采用借贷记账法。

第十七条 记账本位币为人民币。发生涉及接受外币捐赠业务时，以实际结汇汇率折合为记账本位币金额入账。

第十八条 原始凭证是一切经济业务发生或完成时取得的，是进行会计核算的重要资料。每一项经济业务发生都必须取得原始凭证。对原始凭证的基本要求是：真实可靠、取得及时、内容完整清楚、具有合法性与完整性。会计人员必须认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性。

第十九条 记账凭证是登记账簿的基础，为保证会计账簿能够真实地反映经济业务活动的实质，确保会计资料真实完整，记账凭证必须统一格式，以原始凭证为依据。填制凭证必须符合会计制度要求，要连续编号，记录明确，签章齐全，会计科目运用准确，摘要简明，附件数量完整，文字清晰，对应关系清楚，数字内容与原始凭证一致。

第二十条 基金会根据《民间非营利组织会计制度》的要求设置会计科目，并结合实际情况，增加相关的二级、三级等多级会计明细科目及辅助项目核算。年末应打印并电子存档各类总账、明细账、报表、现金日记账、银行存款日记账和必要的备查账。

第二十一条 会计报表是反映一定时期财务状况和业务活动成果的书面文件。编制会计报表要做到数据真实准确、内容完整、编报及时。每月15日前财务人员将上月会计报表报送给基金会秘书长，每年年初根据主管部门要求报送上年度财务报表并编制财务报告报理事会。

第四章  预算管理

第二十二条 基金会根据机构发展战略，按照年度工作计划和任务的要求，遵循资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调的原则，坚持勤俭办事的方针，编制年度财务预算。

第二十三条 各部门根据年度工作计划，编制各项目的“收入”、“业务活动成本”、“管理费用”、“筹资费用”等预算，形成年度财务总预算。财务总预算经理事会审议批准后执行。

第二十四条 各部门在编制年度预算时，收入预算参考上年度预算执行情况及业务发展计划合理预测制定，业务活动成本、管理费用及筹资费用根据项目性质和工作计划，本着量入为出、厉行节约的原则，按机构费用标准或工作量测算编制。

第二十五条 基金会各部门须严格执行财务预算，除因工作计划、工作内容有较大调整，或者人员发生较大变化，需要通过预算调整程序核准新的预算外，一般不予以调整。当年年度总预算需要增减调整的，由秘书处核定后按以下审批方式执行：年度预算总额调整10%以内的由秘书长办公会审批；调整10%至20%之间的由秘书处报理事长审批；预算调整20%以上的需报理事会审批。

年末，财务管理部门应总结、分析预算执行情况及存在的问题，提交预算执行情况报告，报秘书长及理事会。

第五章  收入管理

第二十六条 分类核算捐赠收入与捐赠以外的提供服务收入、投资收益、政府补助收入、银行利息收入等其他收入。

第二十七条 根据各项收入性质严格划分限定性收入和非限定性收入，各项收入均纳入年度总预算统筹计划。

第二十八条 基金会获得的投资收益，按照基金会内部相关机制进行管理和分配，全部用于基金会的公益事业支出。

第二十九条 接收货币性资产捐赠，以实际到账金额确认捐赠收入；接受非货币性资产捐赠，财务人员应按照《民间非营利组织会计制度》第十六条的规定确定其入账价值。对于以公允价值作为其入账价值的非现金资产，按照《民间非营利组织会计制度》第十七条所规定的顺序确定公允价值。

第三十条 各项收入均归口由财务管理部门统一管理和核算，严格各类票据的使用和签发，严格捐赠票据及其他票据的使用和签发。

第六章  支出管理

第三十一条 各项支出的安排必须有利于基金会事业发展，必须贯彻厉行节约和量力而行的原则，严格按照相关法律法规和《湖南弘慧教育发展基金会章程》执行。

第三十二条 基金会的支出包括：

（一）公益项目资助支出及项目执行费用支出；

（二）募集捐款等活动支出；

（三）大型活动支出；        

（四）工作人员工资及福利费支出；

（五）行政管理费支出；

（六）固定资产采购；

（七）其他支出，即上述范围以外的各项合理支出。

第三十三条 行政管理费支出包括基金会工作人员经费支出及日常行政支出。基金会工作人员经费支出包括理事会经费和行政管理人员的工资、补贴、奖金、社会保障费、福利费、住房公积金、住房补贴等，按照聘用合同执行；基金会的日常行政支出，包括办公费、水电费、通讯费、差旅费、修理费、折旧费、租赁费、审计费、资产减值损失等。

第三十四条 项目支出必须符合项目的支出范围，严格按照年度财务预算限额执行，遵照基金会资金支付审批制度，基金会所有付款均由经办人通过钉钉系统发起申请审批流程，经部门负责人审核、财务人员复核后,按照不同审批权限报秘书长、理事长，乃至理事会逐级审批后支付。各级财务负责人审批权限如下：

（一）常规预算内付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在5万元以内的支出经基金会秘书长审批方可支付；单笔项目付款、日常费用款金额在5万元及以上的支出还须报基金会理事长审批。

（二）预算外付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在2000元以内的支出经秘书长审批方可支付；单笔项目付款、日常费用款金额在2000元及以上的支出还须报理事长审批；单笔项目付款、日常费用款金额达到50万元及以上的支出需理事会或者常务理事会批准后方可支付。

第三十五条 基金会支出各项费用须确保手续齐全，票据合法、有效。

第七章  成本（费用）管理

第三十六条 成本核算的基本任务是反映项目运行过程中的各种费用，并结合预测、计划、控制、分析和考核，合理安排使用人力、物力、财力，降低成本（费用），完善项目管理，为基金会事业发展建立良好的基础。

第三十七条 成本（费用）一般包括项目成本、管理费用和筹资费用。基金会根据《民间非营利组织会计制度》制定相应的成本费用核算办法，建立和健全项目成本（费用）核算制度。

第三十八条 有关成本（费用）核算的原始记录、凭证、账、费用汇总和分配表等资料，内容必须完整、真实，记载和编制必须及时，必须如实反映项目在管理和服务过程中的各种耗费。

第三十九条 因项目策划、信息沟通、捐赠服务及捐款筹集等，需向捐赠人提供项目或活动成本估算信息，应经秘书长批准，由财务部门与项目管理部门共同负责。项目成本（费用）估算，按照成本核算的原则和方法进行，必须提供可靠的人力、物资、费用支出的估算依据。

第八章  物资管理

第四十条 物资是资金的实物形态之一。物资管理要贯彻统一领导、归口管理的原则，既要保证公益事业发展的需要，又要防止财产物资的积压和损失浪费，最大限度地发挥财产物资的效益。

第四十一条 物资管理包括：固定资产管理、捐赠物资管理和低值易耗品管理等。

第四十二条 固定资产管理。固定资产是用于基金会业务活动，单位价值在规定标准2000元以上、耐用时间在一年及以上的办公设备或其他设施；单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，也应作为固定资产管理；单位价值虽已超过规定标准，但易损坏，耐用时间在一年以内的，不作为固定资产管理。

（一）固定资产取得后，即归基金会行政部门统一管理，对固定资产建立卡片登记，予以分类编号并粘贴样签，并建立验收、领发、保管、调拨、登记、折旧、检查和维修制度，做到账账相符，账实相符。

（二）基金会资产管理部应按固定资产类别登记固定资产台账。

（三）加强对固定资产报废、处理的管理，确属不能或不宜使用的固定资产，可以作报废处理；确属闲置不需要的固定资产，应按规定的程序处理，避免积压，造成损失浪费。

第四十三条 低值易耗品管理。低值易耗品是指单位价值较低、容易损耗、不够固定资产标准的各种工器具以及办公用品等。在低值易耗品的采购、验收、入出库、保管等环节，做到审批程序规范，管理控制科学。在保证工作需要的前提下，降低材料和低值易耗品的库存和消耗。

第四十四条 捐赠物资的管理。捐赠物资是募集到的各类捐赠实物。捐赠物资按照捐赠人的捐赠指向分类管理，并严格执行验收、进出库、保管等管理制度。捐赠物资严格按捐赠人的意愿划拨、使用；接受捐赠的物资无法用于符合其意愿的用途时，在征得捐赠人同意的情况下，可以调整用途或依法拍卖、变卖，所得收入用于基金会相关公益事业支出。

第九章  投资管理

第四十五条 为促进基金会的事业发展，规范基金会的保值增值行为，根据《基金会管理条例》、《中华人民共和国慈善法》、《民间非营利组织会计制度》、《慈善组织保值增值投资活动管理暂行办法》等相关法律法规，结合基金会实际情况，开展投资活动。

第四十六条 基金会进行保值增值应当遵守合法、安全、有效的原则。符合基金会的宗旨，维护基金会的信誉，遵守与捐赠人和受助人的约定，保证公益支出的实现。

第四十七条 基金会理事会下设资产管理专业委员会。资产管理专业委员会的职责是接受理事会的委托制定重大投资活动的计划，在重大投资活动的计划经理事会审议批准后，资产管理专业委员会对计划内的具体投资活动进行决策并承担相应管理责任。所有投资活动均由资产管理专业委员会进行事先评估和事后管理，并承担相应管理责任。

第四十八条 基金会投资的审批权限规定如下：

（一）购买银行保本型理财产品由基金会理事长决定，并在下次理事会通报购买情况及投资收益情况；

（二）基金会进行投资活动为下列标准情况的由资产管理专业委员会审议批准：投资涉及的资金总额（同时存在账面值和评估值的，以高者为准）500万元以下的。

（三）基金会进行投资活动达到下列标准之一的，由资产管理专业委员会审议通过后出具可行性报告，提交理事会审议批准：投资涉及的资金总额（同时存在账面值和评估值的，以高者为准）500万元以上的；基金会在一年内投资额超过基金会最近一期经审计净资产10%的。

第四十九条 基金会可用于保值增值的资产限于非限定性资产、在投资期间暂不需要拨付的限定性资产。

第五十条 基金会只能对以下的形式进行投资：

    （一）直接购买银行、信托、证券、基金、期货、保险资产管理机构、金融资产投资公司等金融机构发行的资产管理产品；

（二）通过发起设立、并购、参股等方式直接进行股权投资（被投资方的经营范围应当与本基金会的宗旨和业务范围相关）；

（三）将财产委托给受金融监督管理部门监管的机构进行投资。

第五十一条 基金会不得进行下列投资活动：

（一）直接买卖股票；

（二）直接购买商品及金融衍生品类产品；

（三）投资人身保险产品；

（四）以投资名义向个人、企业提供借款；

（五）不符合国家产业政策的投资；

（六）可能使本组织承担无限责任的投资；

（七）违背本组织宗旨、可能损害信誉的投资；

（八）非法集资等国家法律法规禁止的其他活动。

第五十二条 基金会为投资活动建立专项档案，完整保存投资的决策、执行、管理等资料。专项档案的保存时间不少于20年。

第五十三条 投资管理具体细则见《湖南弘慧教育发展基金会保值增值投资活动管理办法》。

第十章  现金、银行存款管理

第五十四条 出纳人员负责现金管理。出纳人员应建立现金日记账，逐笔记载现金收付，现金的核算应做到日清月结，其账面余额必须与库存现金相符；

第五十五条 出纳人员应严格遵守并执行中国人民银行“关于现金管理暂行条例实施细则”的规定，不坐支现金，不以“白条”抵充库存现金；

第五十六条 银行存款及支票管理：

（一）出纳人员应建立银行存款日记账，分银行逐笔登记银行存款的收支；

（二）基金会会计人员负责每月将银行存款的账面余额与银行对账单定期核对，并编制银行存款余额调节表；

（三）基金会出纳向各开户银行购买现金支票和转账支票，必需妥善保管，并在支票登记簿上登记；

（四）基金会网银优盾由会计和出纳员分开保管，银行付款由会计和出纳一并进行付款。

第十一章  票据及有关印章管理

第五十七条  票据是指公益事业捐赠收据。

第五十八条 公益事业捐赠收据需向湖南省非税收征收管理局申领，由专人保管。管理员应设置票据领用台账，做好票据的领购、使用和核销登记工作，并对每一张捐赠票据的开立做好登记以便备查。

（一）公益事业捐赠票据的申请：由基金会票据管理员按业务需要向省财政厅非税收入管理局申请正式收据，并做好票据登记；

（二）公益事业捐赠收据的使用：对所有收到的捐赠收入，基金会应当严格按照《公益事业捐赠票据使用管理暂行办法》的规定和财政部门的要求按实际收到的金额填开《湖南省公益事业捐赠收据》。基金会收到捐赠款后，开票人根据实际到账金额及捐赠协议（捐赠意向书）约定内容向捐赠人开具捐赠收据，捐赠款项金额无论数额多少,均及时开具收据,加盖基金会财务专用章，并在收到捐赠款项后将收据及时交付捐赠者；捐赠人不需要捐赠票据的，或者匿名捐赠的，开具好的捐赠票据留存备查；作废的票据应在系统里及时作废并在票据上注明“作废”字样；

（三）公益事业捐赠收据的保存：收据存根按会计档案规定保管，不得随意销毁；

（四）会计应不定期对票据的领购、开立、核销进行监督检查。

第五十九条  接受非货币性捐赠时，应按最终确认的入账价值填开捐赠票据。

第六十条  填写使用票据必须按照编号顺序使用，逐栏填写清楚，内容完整、真实，印章齐全，各联次内容和金额一致，并完整保存全部联次，不得私自销毁。

第六十一条  对未使用过的票据如有遗失，应及时查明原因进行处理，并报主管部门和税务机关备案，同时登报声明作废。

第六十二条  票据的领购、使用、登记与保管，由票据管理人员负责。对于购买的票据，根据其种类、数量在票据登记本上进行登记，不得转借、转让、买卖、代开、销毁、涂改和拆本使用等。

第六十三条  银行预留印鉴须分开保管，不得随意放置或携带外出。财务专用章由会计保管，法人印鉴章由出纳保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

第十二章  财务报告

第六十四条  基金会按照《民间非营利组织会计制度》编制和提供合法、真实和公允的财务报告。

第六十五条  财务报告以具有独立的经济主体为单位进行编制。

第六十六条  财务报告分季报与年报。季报含资产负债表、业务活动表、现金流量表、收入支出明细表，于次月15日前报秘书长审核；年报含资产负债表、业务活动表、现金流量表、收入支出明细表、财务报表附注，财务活动基本情况，上一年度工作计划或预算完成情况及差异分析，下一年度计划及预算，财务管理状况及存在的问题，对单位有重大影响的其他事项（如：重大业务活动的资金募集、管理和使用情况，重大投资活动的开展）等。

第六十七条 财务报告应根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

第六十八条  基金会最终形成的季度财务报告应由编制人、财务负责人、秘书长审核签名。年度财务报告应随时接受基金会理事成员、监事会成员、捐赠人的监督、检查，并提交理事会审议，并由出席理事会成员、监事会成员签名确认审议/监督意见。

第六十九条  对于基金会理事及监事对财务报告提出的建议和意见，基金会财务负责人要牵头带领财务工作人员及时总结、发现问题、及时纠正、不断提高。

第十三章  财务分析与财务监督

第七十条 财务分析与财务监督是认识、掌握财务活动规律，提高财务管理水平和资金使用效益，遵守财经纪律，促进基金会事业健康发展的重要手段。

基金会财务部门要加强财务监管，严格遵守有关财会制度和财经纪律，要加强自身建设，努力提高财会人员的业务能力和管理水平，依法依规开展各类财会工作。财务管理部门要通过收支审核、财务分析等，对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。

第七十一条 财务部门要定期分析收支情况，并向理事会报告相关收支预算执行情况，并针对存在的问题提出改进意见。财务分析的主要内容包括：预算执行情况，资金运用情况，成本（费用）情况，财产物资的使用、管理情况等。财务管理部门应结合项目管理和服务特点，建立科学、合理的财务分析指标。通过分析，反映业务活动和经济活动的成果和规律，并将分析结果及时汇总上报秘书处和理事会，为基金会决策提供科学、可靠的依据。

第七十二条 财务管理部门通过收支审核、财务分析等，对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。杜绝违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为。一旦发现违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为，要及时予以制止、纠正，性质比较严重的，要上报有关部门和上级领导，并按相关规定严肃处理。

第七十三条  依法接受财务审计，如实反映情况，提供有关资料；自觉接受税务、主管部门、资助机构依法实施的财务监督。

第十四章  财务决算

第七十四条 年度财务决算是年度会计期间机构收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映，是全面了解和掌握运营状况的重要手段。

第七十五条 严格按照国家有关财务会计制度规定，在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上，以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据，认真组织机构财务决算编制和报表工作，做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。

第七十六条 严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告，并接受独立会计师事务所的审计。

第十五章  财务会计信息披露

第七十七条 财务会计信息是捐赠人、管理者和理事会等机构利益相关方和上级主管部门了解基金会资源状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节，其主要形式是财务会计报告。

第七十八条 财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书构成。按照《民间非营利组织会计制度》的规定，机构会计报表包括资产负债表、业务活动表和现金流量表，同时包括会计报表附注，内容为采用的主要会计政策、会计报表中反映的重要项目的具体说明和未在会计报表中反映的重要信息的说明等。

第七十九条 建立定期财务信息披露制度，提供真实、及时、公允的财务会计信息；按照基金会章程的规定及上级主管部门的要求，每年在基金会网站及相关媒体上公布审计报告和财务会计报告。

第八十条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由财务人员按会计制度核算并编制，报秘书长审阅批准后，方可对外提供或披露。重大财务信息的披露，必须按规定报秘书长和理事会批准后方可执行，并纳入财务会计报告的内容。

第十六章  会计档案管理

第八十一条 会计档案是记录和反映基金会经济业务活动的重要历史资料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其它会计资料。

第八十二条 基金会会计档案管理按照《湖南弘慧教育发展基金会财务会计档案管理制度》执行，实行专人管理。会计档案由财务会计负责整理归档。

第八十三条 基金会会计档案不得外借，遇有特殊情况，须经基金会秘书长批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

第八十四条 销毁会计档案须按规定程序审批。对到期未了结的债权债务的原始凭证及其它未了事项的原始凭证不得销毁，单独抽出另行立卷，保管到未了事项完结时为止。

第十七章  附则

第八十五条 本制度由秘书处提出修改意见并修订成文，报理事会审议通过后，自公布之日起实施执行。

附件：湖南弘慧教育发展基金会财务制度管理细则

附件

湖南弘慧教育发展基金会财务制度管理细则

第一章 关于财务审批的有关规定

第一条 项目支出审批程序

（一）按学期支付的奖助学金项目，每个学期开学之后由项目负责人将奖助学金拨付明细单提交部门负责人初审、财务人员复核、再由秘书长、理事长确认后支付。项目负责人及财务人员至少每半年对奖助学金发放、申领情况进行核查，确保资金的安全发放。

（二）涉及常规项目及大型活动的预算内支出，由项目负责人将付款申请资料先后提交部门负责人和财务人员审核，并经秘书长、理事长审批同意后支付；预算外支出依据本制度第六章第三十四条之规定的审批流程支付。

第二条 日常费用开支的审批程序

（一）日常费用支出的审批

日常费用开支原则上不提倡借备用金，费用发生后应及时整理票据提交部门负责人审核，报财务人员复核后由秘书长审批后支付。

（二）购置固定资产的审批

基金会购置固定资产应由运营中心提出购置固定资产的报告，报秘书长核准后，提交理事长审批。固定资产管理由运营中心行政负责人负责。

（三）其他费用的审批

其他费用由秘书处审批，财务人员核实后，报秘书长/理事长批准方可报销。

（四）所有项目活动支出、行政费用支出需抄送理事长。

第三条 审批权限

基金会所有付款均通过钉钉系统完成审批流程，各级审批权限如下：

（一）常规预算内付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在5万元以内的支出由基金会秘书长终批；单笔项目付款、日常费用款金额在5万元及以上的支出由基金会理事长终批。

（二）预算外付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在2000元以内的支出由基金会秘书长终批；单笔项目付款、日常费用款金额在2000元及以上的支出由基金会理事长终批；单笔项目付款、日常费用款金额达到50万元及以上的支出需理事会或者常务理事会批准后方可支付。

第二章 关于财务支出报销管理的有关规定

第一条 基金会财务支出包括项目活动支出费用和行政管理支出费用。

第二条 基金会资助款项及捐赠物资报销规定：

（一）资助个人或机构善款，报销须提供捐赠协议、捐赠收据或领款签收单；

（二）捐赠物资报销时须提供物资购买发票、捐赠协议、捐赠收据和所捐物品的接收单；捐赠固定资产时应办理变更手续。

第三条 项目活动支出费用和行政管理支出费用报销规定：

（一）物资费用

购买办公用品、活动物料、书籍、礼品等物资，报销时须附上物资销售发票、物资明细清单，物资明细总价和发票金额一致。超过一定金额以上的物资采购还需附上采购合同及比价单等，具体采购方式详见《湖南弘慧教育发展基金会采购管理制度》。

（二）交通费

1.出租车费：发票背后注明乘车事由、出发地点、到达地点、乘车人姓名；

2.停车费、过路费、燃油费、汽车保险费：报销须附上用车申请单、费用发票、保险合同等；项目执行过程中租用个人车辆，燃油费按车型不同以不高于2元每公里标准核报，其他行驶费用按实际发生额报销。

3.员工差旅过程中的交通费报销标准详见“第三章 关于工作人员差旅费开支的有关规定”。

（三）餐费

1.招待用餐：报销须附上被接待人员的姓名、单位、职务及来访事项，发票需附上餐费清单；

2.项目活动餐：报销时须附上项目活动方案、用餐人员名单、发票附餐费清单；

3.员工用餐：报销时须注明用餐事由、用餐人员姓名，发票附餐费清单；

4.用餐标准：每餐人均不超过80元，特殊情况下超过标准须报秘书长审批后才能核报。

（四）住宿费

1.报销时根据支出类型分别附上住宿发票、住宿清单、相关合同、项目活动方案等；

2.项目执行过程中的住宿费用标准：县城不超过280元/晚、市级城市不超过300元/晚、省会城市不超过350元/晚、北上广深等大都市不超过500元/晚（在特殊原因情况不超过600元/晚，并需报秘书长同意）。

（五）会务费

报销时须附上会务发票、消费明细及会议通知、签到表、会务方案、相关合同等。

（六）劳务费

1.基金会聘请外部专家、名师授课、评审、调研等行为提倡志愿服务精神，应以实际服务时长计算为志愿服务时间，专家、名师为服务发生的交通、餐费等支出按相关标准报销；如确需支付劳务费的，应根据聘请专家的级别、专业影响力、服务内容等制定相应的劳务费支付标准，根据服务时长计算确定劳务费总额，并尽量争取公益价格，且发放了劳务费的服务不能计算为志愿者服务时间；

2.报销劳务费时须附劳务协议、专家个人信息、服务内容等，支付时由财务代扣代缴劳务报酬个人所得税；

3.专家、名师劳务费标准限额如下（下表补贴标准均为税前标准）：

（七）志愿者补贴

项目活动中对于志愿者提供的志愿服务中由本人所支出的交通、误餐等费用应给予适当补贴，补贴标准为：不高于50元/半天·人；如基金会统一报销志愿者交通费，则其他费用补贴标准不高于30元/半天·人。

第四条 费用应及时报销，日常费用在发生后一周内与财务核报；重大活动项目经费务必在一个月之内完成报销。

第五条 所有开支都要有对应的合法票据，内容记载真实、完整：

（一）税务局核发的统一发票，发票必须有税务监制章和收款单位发票专用章；电子发票须有电子签章。

（二）行政事业单位的业务活动，应持财政局核发的财政票据，票据必须有财政监制章和收款单位财务专用章。

（三）其他非正式票据，因现实制约，如无法取得合规发票，依据国家税务总局公告2018年第28号之规定提供证实资料，按制度审批流程申请报销。

（四）发票户名统一开列为“湖南弘慧教育发展基金会”全称及税号；发票数量、单价等栏目填写清楚，金额大小写必须一致；发票不得涂改，否则视为无效票据；

第六条  支付单笔在200元以上的付款须留下支付痕迹，如pos单据、手机支付截图等；支付2000元及以上的款项，原则上应通过基金会银行账户转账支付，特殊原因需用现金支付的，经办人应提供情况说明及相应支付凭证、服务或商品清单；金额达到5000元及以上的服务或商品购买还需签订采购合同。

第七条 所有发票都必须由经手人和证明人背书签字，注明事项后方可报销；特殊原因不能提供发票的开支要提供书面证明，至少两人以上的签字，然后由副秘书长/秘书长审核签字后报销。

第八条 秘书长/副秘书长费用报销须提交理事长审批。

第九条 年底坚持一借一清的原则，及时办理借支核销手续。

第三章 关于工作人员差旅费开支的有关规定

第一条 出差管理

（一）出差的申请、登记及报销时限

1.员工出差在钉钉提交“出差申请表”，“出差申请表”必须详细填写出差任务、出差地点、乘坐交通工具，基金会特别委派的出差及参观学习还应填写出差所要达到的目的。

2.出差期限由派遣负责人视工作需要安排。

3.员工出差返回基金会后应在5个工作日内报销差旅费。

（二）出差乘坐的交通工具

工作人员出差根据距离、时间和工作安排等，在充分考虑成本节约的前提下确定出行方式。如高铁时间超过8小时、折扣机票价格低于火车票价格、或有其他特殊情况时，经副秘书长/秘书长批准后可乘坐飞机出行。

（三）出差保险

基金会已为员工购买平安交通意外保险，无需另外购买。

第二条 差旅费管理办法

（一）员工出差乘坐交通工具和住宿标准如下：

乘坐交通工具标准：火车需乘硬卧车、高铁二等座；轮船需乘三等舱；飞机需乘经济舱；其他交通工具按照往返路程报销。

住宿标准（以当地快捷酒店为参考）：县城不超过200元/晚；市级城市不超过220元/晚；省会城市不超过300元/晚；北上广深等大都市不超过350元/晚；在特殊原因情况下北上广深等大城市住宿费可适当提高标准，但不超过600元/晚，并需报秘书长同意。

1.出差路线的选择以最佳路线为准，如出差人员绕道到旅游地或回家，绕道部分的相关费用由个人承担。

2.出差途中，出差人员因病或其它不可抗力原因不能按期回基金会，应电话申请延期，不得因私事借故延长出差时间，否则，除不报销差旅费外，同时视情节轻重给予处罚。

3.乘坐交通工具和住宿，超出标准部分的费用由本人承担。

4.出差人员餐费标准：每天每人餐费以补助包干制；因个人原因产生的费用，均由个人自理。基金会安排的接待，每餐人均不高于80元的标准，特殊情况需提前报秘书长批准同意。

（二）差旅费补助

1.员工出差，除车、船、飞机等交通费外，住宿费、市内交通费和其它杂费按相关标准实行实报制。另根据实际出差天数计算，按100元/天核发出差补助，不足一天按50元/天核发出差补助。

2.属于员工自主培训学习、机构委派参加的员工培训学习，参照《人力资源管理制度》规定，培训费、交通住宿费按相关标准实行实报制，并不再享受出差补贴。

3.员工出差绕道回家或旅游等非工作期间不享受出差补助。

第四章 附则

本制度于2021年11月18日修订，经弘慧基金会第三届理事会第九次会议审议通过，自审议通过之日起实施执行，同时原制度废止。

湖南弘慧教育发展基金会项目管理制度

（2021年12月5日经弘慧基金会第三届理事会第九次会议审议通过）

第一章 总 则

第一条 为规范湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）的项目管理，提高项目管理质量，实现基金会的使命和战略，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、基金会章程及其他国家相关法律法规，参照公益行业相关通行的规则，制定本制度。

第二条 本制度经第三届理事会第八次会议审议通过，在此之前的项目管理制度即日起废止。

第三条 本制度包括项目立项管理、项目实施管理、项目财务管理、项目评估管理、项目信息管理五个部分。

第二章 项目立项管理

第四条  根据《中华人民共和国慈善法》、《湖南弘慧教育发展基金会章程》，基金会立项应遵循的基本原则是：

（一）符合基金会章程的相关规定，促进基金会的使命达成。

（二）符合基金会的战略定位和中短期发展目标。

（三）确保项目的公益性和专业性，满足项目的可持续发展目标。

第五条 立项审批权限

（一）项目实施战略调整、重大项目暂停或终止、项目实施地域变化或者在现有项目体系基础上增减公益项目的二级目录（现有项目体系见附件1）等重大事项由基金会理事会或者常务理事会进行决策，包括项目年度计划、年度预算和年中预算调整等事项。

（二）在已有项目县域内新增项目点、项目实施路径方式优化调整等项目管理中的具体事项，由基金会秘书长办公会进行决策。

（三）新增应急救援类、定向救助类、政府导向类、社会热点类的临时性公益项目或公益活动，项目预算超过5万元以上的由秘书长办公会形成一致意见之后报常务理事会审批，5万元及其以下的项目由秘书长办公会进行决策，并在决策当天将决策文字纪要报常务理事会备案。

第六条 新项目立项程序

（一）新项目立项动议需由该项目负责的中心形成书面的立项建议，提交给秘书长办公会进行讨论和审议，研判是否同意启动立项程序。

（二）如果秘书长办公会形成了决策意见，同意启动新项目的立项程序，则由秘书长团队协调资源，指定负责人牵头组织开展立项调研，并形成《立项调研报告》和《项目计划书》。

（三）基金会秘书长组织召开新项目的立项评审会，对《立项调研报告》和《项目计划书》进行审阅修改，并代表秘书处签署立项的意见，提交基金会理事会或者常务理事会进行决策。

（四）新增应急救援类、定向救助类、政府导向类、社会热点类的临时性、短期执行的公益项目或公益活动，由项目中心起草简易《项目实施计划书》，提交秘书长办公会审核后，根据项目预算金额的多少完成相应的决策程序。

第七条 立项备案

（一）凡获得批准正式立项的项目，均应将项目资料发送给全体理事会成员知晓。

（二）新设立重大项目需报业务主管单位和登记管理机构备案，同时在基金会的官方网站予以公布。

（三） 项目立项需提交的《项目计划书》为格式材料，必须包含中长期项目预算（见附件2），《立项调研报告》可依据不同项目类型编写。

第三章 项目实施管理

第八条 基金会实行项目负责人制度，项目负责人负责项目的日常管理和定期汇报，确保项目按计划有序推进，保证资金使用按预算执行，同时及时跟踪和评估项目效果。

第九条 项目中心负责制订项目年度计划及年度预算，经秘书长办公会审议之后，提交基金会理事会或者常务理事会进行决策。

第十条 项目年度计划及预算作为年度内项目执行的基础和标准，实际执行允许偏差在5%以内。如果年度执行过程中发生了重大情况变化，需要由项目中心在每年7-8月提出中期项目预算调整的建议，经秘书长工作会议审议之后，报基金会常务理事会审批。

第十一条 在项目实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，需要调整项目计划的情况，由项目中心形成文字建议，提交秘书长工作会议形成一致意见后，报常务理事会批准。

第十二条 项目执行需按照项目计划书的标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。

第十三条 项目执行过程中，项目负责人需按照季度提交《项目报告》，作为项目存档以及公示、汇报的依据。

第十四条 对于结项和终止的项目，项目负责人需出具结项报告，由项目中心提交给秘书长工作会议进行审议，形成结项的结论。所有结项材料需及时发送给理事会成员，作为报告和备案。

第十五条 所有项目文件由项目中心统一备案，并在基金会档案管理系统中备份;项目参与方须严格遵守相关保密规定，不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目内容。

第四章 项目财务管理

第十六条 基金会对项目资金实行预算管理，由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案和年度计划，编制年度项目预算，并按照理事会批准后的预算执行。

第十七条 基金会项目年度的预决算需做到精细化管理，误差控制在5%以内。

第十八条 项目负责人按预算对项目资金实行报账制管理。每笔开支必须经秘书长或理事长审核批准后方能报销，确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。

第十九条 基金会财务部门对项目资金使用情况有权力和责任进行检查、监督和审计，并定期向秘书长办公会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

第二十条 项目资金的管理和使用需主动接受理事长、理事会、主要捐赠人、监事会的检查与监督。

第五章 项目评估管理

第二十一条 项目负责人按季度定期提交项目报告，由基金会项目中心负责人依据实际情况进行检查验收，并书面反馈意见。项目负责人需及时按照提出的整改意见改进，以取得更好的项目效果。

第二十二条 项目实施单个年度周期结束后，由项目中心组织对所开展的项目进行内部评估和评定（评估细则见附件3），并将评定结果内部存档。

第二十三条 重大项目结项或执行期内，经理事长批准，可以邀请外部团队开展专项评估，评估报告作为项目重要成果，评估经费计入项目经费。

第六章 项目信息管理

第二十四条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行电子化和纸质化双重管理，所有项目档案都需存储为电子档案，重要的项目文档需存储为纸质档案。

第二十五条 项目负责人需确保项目数据的及时准确，并及时存档，项目中心负责人及秘书处档案管理负责人共同督促和检查。

第二十六条 规定必须存档（电子和纸质双重备份）的项目档案有：

（一）项目团队情况、项目相关方材料。

（二）项目立项调研报告及立项审批流程文件。

（三）最新版本的项目计划书及历史版本的项目计划书。

（四）项目年度报告。

（五）项目年度财务报告。

（六）项目结项报告。

（七）其他相关的重要的项目文件和材料。

第二十七条 项目信息存档工作，每半年集中检查一次。

第二十八条  基金会宣传部门根据项目实施情况，利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。

附件：1.弘慧项目体系表

          2.弘慧项目计划书模板

          3.弘慧项目内部评估细则

附件1

 弘慧基金会项目体系表

附件2

弘慧项目计划书模板

附件3

弘慧项目内部评估细则